Automatizar el proceso de oferta en el sector industrial
Queremos realizar algunas reflexiones sobre cómo automatizar el proceso de oferta y sobre los beneficios que conlleva, en especial en el caso de las empresas industriales. Muchas de las empresas todavía tienen un proceso de ventas demasiado manual con mucho recorrido de mejora. De lo que se trata es de automatizar las tareas repetitivas del proceso de oferta con los siguientes objetivos:
- Reducir los recursos necesarios para la preparación de las ofertas, en cuanto a tiempo y personal. Si logramos esto tendremos más recursos para otras tareas como la atención a los clientes, o simplemente para poder hacer más ofertas con los mismos recursos.
- Reducir errores, sobre todo en lo relacionado con la estimación de los costes.
- Mejorar la presentación de la oferta. Queremos mostrar que tenemos interés en obtener el pedido.
- Elaborar un cálculo del cash-flow del proyecto que se acerque lo más posible a la realidad.
- Documentar bien la oferta, para futuras revisiones o casos similares.
En definitiva, lo que buscamos es profesionalizar el proceso de la oferta en su conjunto. Este tipo de automatizaciones también forma parte del proceso de transformación digital en el que estamos inmersos.
Lo habitual en el sector industrial es el uso de las herramientas de MS-Office, en especial Excel y Word. Tenemos nuestras propias hojas de cálculo, mejor o peor hechas, que vamos re-utilizando de una oferta a otra. Muchas de las grandes empresas multinacionales que venden componentes tienen programas corporativos para ofertar referencias de materiales.
Pero cuando hablamos de ofertas donde también hay servicios, es decir, horas de diseño, ingeniería, programación o puesta en marcha, es cuando es más importante profesionalizar el proceso. Normalmente, a medida que el peso de los servicios sube también suben los riesgos y es cuando merece más la pena automatizar algunas fases del proceso de oferta.
Fases del proceso de generación de la oferta
¿Qué fases del proceso de generación de una oferta pueden automatizarse? ¿Cuáles merecen la pena? En general podemos decir que pueden automatizarse casi todas, aunque los beneficios de hacerlo no son los mismos.
Las fases del proceso podemos simplificarlas según lo siguiente:
- Lectura y análisis de los documentos de la oferta, como las especificaciones técnicas, las condiciones comerciales, las garantías y penalizaciones, el plazo de entrega requerido, etc.
- Decisión de ofertar o no (en inglés el llamado “Bid / No bid”). Lo mejor es contar con algún procedimiento interno que nos permita realizar una evaluación rápida sobre el “atractivo del cliente/proyecto”, la probabilidad de éxito y los riesgos.
- Fase de diseño y pre-ingeniería. Dependiendo del caso (oferta “budgetary” o en firme) tendremos que realizar algunas tareas de diseño para calcular los costes con el menor error posible.Hay fabricantes de hardware que tienen “configuradores” para sus clientes que facilitan mucho algunas de las tareas (un buen ejemplo son los configuradores de arquitecturas de control de Siemens o Rockwell Automation).
- Estimación de los costes de materiales y de horas-hombre. Los costes principales deben actualizarse, aunque tengamos precios similares de proyectos pasados. La estimación de horas, tarea siempre difícil, debería considerar los datos reales de horas empleadas por perfil de algún proyecto reciente similar.
- Preparación de documentos técnicos, como las listas de materiales y servicios, las listas de repuestos recomendados, las hojas de datos (“Data Sheets”) de equipos e instrumentos, los planos dimensionales, etc.
- Cálculo de los precios de venta y de las condiciones de pago en base al cash-flow del proyecto. Los hitos de pago ideales son los que nos dan un cash-flow positivo en toda la vida del proyecto. Con frecuencia esto no es posible porque el cliente no los acepta, pero debemos intentar acercarnos.
- Creación del cronograma del proyecto y del plazo de entrega total. En fase de oferta lo normal será elaborar un cronograma de las tareas principales sin entrar en el detalle (ingeniería y/o desarrollo de software, compras, fabricación, pruebas y puesta en marcha).
- Preparación de la lista de excepciones y desviaciones a las especificaciones del cliente. Es un documento importante, en especial, si la oferta es en firme.
- Redacción del documento principal de la oferta (en ocasiones separando la oferta técnica de la comercial), y la carta al cliente, incluyendo además otros documentos estándar (lista de referencias, catálogos técnicos de los productos, organigrama del proyecto, etc.)
- Fase de aprobación interna (con nuestros superiores). En ocasiones tendremos que revisar la oferta volviendo a alguno de los puntos anteriores.
- Revisiones de la oferta después de las primeras reuniones con el cliente.
Hay fases que no pueden automatizarse, como la lectura y análisis de las especificaciones (fase a) y la lista de desviaciones (fase h). Hay otras que podemos automatizar en un cierto grado, como la decisión Bid / No bid (creando formularios sencillos automáticos que nos ayuden a realizar una categorización del proyecto y una evaluación), y hay otras que son muy susceptibles de ser automatizadas (fases c, d, e, f, g y i).
Para la automatización de las fases d-e-f-g-i se ha desarrollado la herramienta “Bid Generator 1.0” que se comercializa en esta web. Está primera versión está basada solamente en Excel con numerosas macros en Visual Basic.
La forma más eficiente de automatizar una oferta del sector industrial es basar su formato o estructura en un documento corto principal, a modo de resumen, y muchos Anexos, ya que es relativamente sencilla la generación automática de los Anexos (creación, formato y paso a PDF).
También es sencilla, a partir de plantillas pre-configuradas, la generación del documento principal y la carta al cliente. Todo esto es lo que hace esta primera versión de “Bid Generator”, utilizando solamente Excel. En próximas versiones se añadirán otras macros para poder trabajar también con Word y Powerpoint.
En muchas empresas se utiliza MS-Word para crear el documento principal de la oferta, y en muchos casos acaba siendo un documento con demasiada información que no es fácil ni cómodo de manejar por el cliente. Una buena opción es crear una plantilla sencilla de Word con el resumen de la oferta, las condiciones comerciales y la lista de anexos. El cliente lo agradecerá.
En cualquier caso, el automatizar el proceso de oferta requiere una cierta inversión de tiempo en las primeras ofertas que son las que utilizaremos como modelos en otras similares. El ahorro de tiempo en la oferta va a depender de varios factores, como son la complejidad, el tamaño del proyecto, el conocimiento del cliente y sus especificaciones, etc. Como ejemplo podemos citar una oferta de un sistema ESD de una refinería (Emergency Shut-Down) en el que podemos ahorrar del orden de un 30% de las horas del proceso de oferta.
Como decíamos al principio, no perdamos de vista que el automatizar la generación de la oferta no sólo persigue el objetivo de ahorrar tiempo, sino el de reducir errores y mejorar la presentación y calidad de la oferta. En la medida que realicemos con más exactitud los cálculos de los costes, podremos reducir las partidas de contingencias e imprevistos, y por tanto reduciremos el precio de venta aumentando las probabilidades de éxito.